“私车公用”怎么报销？这三种方式你必须知道

宇宙公司的业务员张三因为公司的事情，经常要开自己的车去办事，私车公用过程中产生的油费和过路费，是不是可以直接报销呢？

从情理上来说，因公支出应该入账报销。但是“私车公用”的这个情况比较敏感，可能会存在找票报销的情况，所以“私车公用”的报销方式，必须要有所规定。

1、员工和公司签订租车协议

“私车公用”可让员工租车给公司，公司跟个人签订一份租车协议。公司要支付租赁费用给员工，员工开具增值税发票给公司。

车辆的相关费用，应以合同协议约定为基础进行费用报销和税前扣除。允许扣除的费用应与车的使用相关，如汽油费、过路过桥费和停车费，此类费用可以扣除；但与使用车辆并无直接关联的租入车辆的购置税、折旧费以及保险费，则不应在税前扣除。

优点：

①这种方式是最正规的也是税务局推荐的一种方式。

缺点：

①假如员工人数众多，一一签订租赁合同难以落实。

②员工需要支付的税费多了代开发票的增值税、个税等。

2、以交通补贴的方式计入工资

“私车公用”可按照部门、级别以及岗位性质，直接随工资薪金按月发放交通费补贴，以此来解决员工平时因公用车产生的费用。

优点：

不需要提供发票进行报销，会计工作量较小。

缺点：

员工需要自己负责交通补贴后的工资个税。

注：对于这种交通费补贴的个税，各地标准不同，有些是标准以下免税，标准以上征税，这个需要看各地的具体政策。如果没有出台政策的地区，那就全额计个税。

3、建立专门的“私车公用”报销制度

如果企业无法与每位员工签订租车协议，只能采取实报实销的方式来报销“私车公用”的费用。那么企业一定建立专门的“私车公用”报销制度，明文规定好“私车公用”的报销流程以及发票要求等。

比如根据公里数定额报销车辆油费，凭票报销过路费、停车费，且发票都应该开具为公司抬头，并根据开票日期佐证出行的真实性。

另外企业还可特别规定员工在条件允许的情况下可以选择其他成本较低的交通工具出行，这样可以减少员工盲目选择自驾车出行而导致的公司成本上升。

优点：

①相比之前两种方式，缴纳的税费更少。

缺点：

①每项费用都需要开具发票，手续复杂。

②相比交通补贴方式，员工报销手续更加繁多，会计工作量也更大。

算盘妹有话说：

国家对公司税务的管控都是建立在真实业务之上的。我们对公司的经营管理，也要做到合理且合规。以上三种方式各有优缺点，不同的企业可根据自身的情况来处理“私车公用”的问题，这样才能更好地保证企业的财税安全。

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